Archivage Numérique

La généralisation des échanges numériques conduit inéluctablement à une accumulation de documents PDF d’importance et pour lesquels les délais de conservation légaux imposent un archivage rigoureux.

Il ne fait aucun doute qu’un classement réalisé manuellement trouve rapidement ses limites tant par le temps qu’il nécessite que par les innombrables sources d’erreurs qu’il suppose.

Dans ces conditions, la solution d’Archivage numérique par Gestion Electronique s’impose d’elle-même comme le moyen le plus économique, sûr et efficace d’organiser la conservation des documents.

Fortement impliquée dans l’archivage numérique depuis plusieurs années, SYNTHESE propose des solutions de Gestion Electronique de Documents répondant à ces nouveaux enjeux tout en offrant de larges possibilités de Workflow ou de recherches instantanées. S’inscrivant dans la logique d’Accountability du système hôte, l’Archivage Numérique s’impose comme un élément supplémentaire de sécurité des données renforçant ainsi la normalisation RGPD.

Rappel : En application de l’article L.102 B du Livre de Procédure Fiscale, l’arrêté du 22 Mars 2017 fixe les modalités de numérisation et de conservation des factures papier.

Les entreprises pourront conserver numériquement des documents reçus sous forme papier pendant la durée d’archivage légal. Pour cela, la numérisation devra être à l’identique et au format PDF.

Pour la conservation des factures dématérialisées, l’archivage sera numérique, pour une durée égale au format papier.

Dans tous les cas, les nécessités d’horodatage et de certification introduites par les exigences fiscales A102B-2 supposent la mise en œuvre d’un coffre-fort numérique ou d’une solution de GED garantissant l’horodatage et l’utilisation d’un certificat numérique RGS**.